سیستم حسابداری

حسابداری

      هر بنگاه اقتصادی برای کنترل، برنامه ریزی و مدیریت سازمان خود نیاز به بهره‌گیری از یک سیستم حسابداری کارآمد دارد. استقرار نرم‌افزار سامان در بخش مالی می‌تواند هزینه‌های این بخش را کاهش داده و ارائه خدمات مالی را تسهیل نماید. با کمک سامان، سازمان قادر خواهدبود که با صرف نیروی انسانی و وقت کمتر نیازها و انتظارات مدیران را برآورده سازد.

تعریف سرفصل های حسابداری

   زيربنايي‌ترين بخش سامان سيستم حسابداری است، زيرا كليه تعاريف سيستم در قالب سرفصلهای حسابداري و در اين بخش صورت مي‌پذيرد. تعريف اوليه حسابها و ارتباط منطقي آنها به يكديگر ساختار اطلاعاتي سامان را شكل مي‌دهد. اطلاعات مربوط به حسابهای بانکی، هزینه ها، اشخاص، کالا، فروش، قیمت تمام شده و ... مقدمتا در بخش حسابداری تعریف می‌شوند. كدگذاري حسابها توسط كاربر صورت پذيرفته و حداقل در چهار سطح گروه،‍ كل، معين و تفصيلي تعريف مي گردد. در كنار اين چهار سطح، چهار سطح شناور در تفصیلی نيز وجود دارد که عبارتند از سطوح تفصیلی دو، تفصیلی سه، مركز هزينه، و پروژه. سرفصلهای تعریف شده در سطوح شناور مي‌توانند به هر يك از حسابهاي تفصيلي اختصاص يافته و اطلاعات سرفصل‌هاي غير مرتبط با يکديگر را تجميع و تلفيق نمايند. کدینگ حسابها در سه سطح ثابت نخست حداکثر 14 رقمی است، که به دلخواه کاربر میان سطوح کل ، معین و تفصیلی قابل تقسیم می‌باشد.

فهرست برخی از امکانات مربوط به  تعریف حسابها از قرار زیر است:

  • تعریف 12 گروه حساب تجاری و 14 گروه حساب صنعتی.
  • قابلیت تعریف نامحدود سرفصل حساب.
  • تعریف حسابها به دو روش ساده و پیشرفته.
  • تعریف کدینگ از یک تا چهار رقم برای حسابهای کل و معین و یک تا شش رقم برای تفصیلی، حداکثر تا 14 رقم.
  • امکان تخصیص مرکز و پروژه به هر حساب تفصیلی. قابلیت ثبت عنوان هر سرفصل به دو زبان فارسی و انگلیسی.
  • تخصیص مبلغ بودجه/اعتبار به هر سرفصل.
  • قابلیت انتخاب ارز مبنا برای هر سرفصل.
  • امکان رویت لیست کلیه سرفصلها در تمامی سطوح.
  • امکان تغییر اسامی/عنوان سرفصلها در هر مقطع.
  • امکان حذف هر سرفصل در صورتی که گردش نداشته باشد.
  • قابلیت کپی کردن مجموعه‌ای از سرفصل‌ها به زیر مجموعه حسابهای کل یا معین دیگر.
  • قابلیت تغییر کد حسابها حتی پس از آنکه برای آن کد سند صادر شده باشد.
  • قابلیت تعریف و جمع آوری شاخصهای اطلاعاتی جدید تا 250 فیلد اطلاعاتی توسط کاربر برای گروه حسابهای موجودی کالا، اشخاص و اموال.
  • تعریف اطلاعات لازم جهت محاسبه استهلاک اموال در گروه دارایی ثابت.
  • ایجاد ارتباط لازم میان سرفصلهای گروه های حساب جهت صدور سند خودکار هنگام ثبت اسناد بانکی و فاکتورهای خرید و فروش کالا.
  • اختصاص شماره فنی علاوه بر کد حساب کالا و امکان ارتباط شماره فنی به دستکاه بارکد خوان جهت استفاده از خطوط میله ای در زیر سیستمهای انبار و خریو فروش.
  • و ...

ثبت سند افتتاحیه

   هر موسسه ای برای شروع کار با سیستم سامان نیازمند است که مانده حسابهای ریالی و تعدادی سرفصلهای حسابداری خود را وارد نماید. امکانات فرم سند و سند افتتاحیه مشابه است با این تفاوت که در فرم سند افتتاحیه علاوه بر اطلاعات ریالی می‌توان اطلاعات مقداری انبار را نیز وارد نمود. سند افتتاحیه فقط در اولین دوره مالی توسط کاربر صادر گشته ولی برای دوره‌های بعدی بصورت خودکار توسط نرم افزار استخراج و ثبت می‌گردد.

ثبت سند

   ورود اطلاعات در سيستم حسابداري از طريق فرم سند صورت مي‌پذيرد. در سيستم حسابداري سامان ثبت اطلاعات مالي در چندين فرم انجام گرفته ولی اصلي‌ترين و زيربنايي‌ترين فرم سند حسابداري است. اين فرم بستر كليه اطلاعات ورودي به سيستم مي‌باشد. اين اطلاعات مي‌توانند بصورت مستقيم در سند ثبت شده و يا از طريق فرم‌هايي چون فاكتور خريد يا فروش و … صادر گردد. ثبت اطلاعات و اصلاح در سند حسابداري، محدوديت تعداد ركورد نداشته و در سه قالب ثبت موقت، ثبت دائم و ثبت قطعي اطلاعات را نگهداري مي‌نمايد. با ثبت سند به صورت دائم یا قطعی خروجي‌هاي سيستم حسابداري متاثر می‌گردند. این خروجیها عبارتند از دفاتر روزنامه، كل، معين و تفصيلي، تراز آزمايشي دوره‌اي و تمام دوره در سطوح مختلف، گزارش ترازنامه و سود و زيان، و نهايتاً گزارش هاي نموداري و تحليلي از قبيل نسبت‌هاي مالي و منابع و مصارف. حسابداری سامان از سرويس‌هاي جانبي از قبيل كنترل منطقي اسناد، بازسازي و درج اسناد، بستن دوره مالي و گشايش دوره جديد بصورت خودكار نیز بهره می‌گیرد.

samanفهرست برخی از امکانات فرم تعریف حسابها از قرار زیر است:

  • تعداد نامحدود سند.
  • تعداد نامحدود ردیف به ازای هر سند.
  • صدور خودکار آخرین شماره سند.
  • نمایش تاریخ روز به تاریخ شمسی یا میلادی.
  • سه مقطع ثبت سند. ثبت موقت، ثبت دایم و ثبت قطعی.
  • قابلیت ثبت سند به زبان فارسی و انگلیسی.
  • الصاق الکترونیکی پیوست اسناد بصورت تصویر اسکن شده یا هر فایل کامپیوتری.
  • قابلیت ارجاء سند به کاربران دیگر در شبکه محلی LAN.
  • امکان جستجوی یک سرفصل در صورتی که کد حساب را بخاطر نداشته باشیم به روشهای مختلف.
  • امکان تخصیص هر ردیف سند به یک مرکز و یا یک پروژه.
  • امکان درج شر های استاندارد که دائماً مورد استفاده می‌باشند.
  • قابلیت نمایش مانده هر حساب و مراجعه به گزارش حساب از همین فرم.
  • قابلیت جستجو و بازیابی سند از همین فرم.
  • قابلیت جابجایی یک شماره سند و اعمال تغییرات لازم در دیگر اسناد بصورت خودکار توسط سیستم.
  • قابلیت حذف سند و اصلاح خودکار شماره‌های بعد از آن سند توسط سیستم.
  • امکان رویت ساده اسناد بعد و قبل.
  • ثبت اطلاعات کاربران و تغییرات اعمال شده توسط هر کاربر در اسناد حسابداری.
  • قابلیت چاپ اسناد به روش‌های مختلف.
  • قابلیت طراحی شکل چاپی سند به دلخواه کاربر با استفاده از برنامه Crystal Report.
  • درج اطلاعات ارزی در هر ردیف سند.
  • انتقال خودکار اطلاعات اسناد به دفاتر و گزارش‌های مالی.
  • دریافت و ثبت اطلاعات یک سند از دیگر اسناد و یا بانکهای اطلاعاتی دیگر .
  • و ...

گزارشهای مالی


دفاتر کل، معین، تفصیلی

saman سیستم حسابداری سامان امکان بازیابی اطلاعات را به شیوه‌های متنوع در کلیه سطوح حسابداری فراهم می‌سازد. این گزارش ها از اطلاعات درج شده در سند حسابداری استخراج می‌گردند. کاربران می‌توانند با استفاده از یک سری پارامترها، محدوده گزارش را انتخاب و تعیین نمایند.

  • قابلیت گزارشگیری در سطوح گروه، کل، معین، تفصیلی، مرکز و پروژه.
  • نمایش اطلاعات در دوره زمانی تعیین شده توسط کاربر.
  • جهت تسهيل در يافتن سرفصل مورد نظر از ليست سرفصلهاي موجود مي‌توان ليست سرفصلها را بر اساس يکي از حالت هاي کد، عنوان حساب، سرفصلها به ترتيب بيشترين عمليات، سرفصلها به ترتيب آخرين عمليات ، مرتب نمود.
    • الف- كد: اين كليد باعث ميشود كه ليست بر اساس كد حساب مرتب گردند.
    • ب- عنوان: اين كليد ليست را براساس عنوان حساب مرتب ميكند.
    • پ- آخرين عمليات: اين كليد سرفصل ها را بر اساس آخرين اسناد ثبت شده نمايش ميدهد.
    • ت- بيشترين عمليات: اين كليد سرفصل ها را بر اساس حجم عمليات آنها مرتب ميسازد.
  • گزارش "به شرح رديفهاي سند". در اين شيوه کليه رديفهاي سند ثبت شده در يک سرفصل نمايش داده مي شود.
  •  گزارش "بر اساس سرفصل حسابداري". در اين شيوه اطلاعات هر سرفصل بصورت تجميعي در يک رديف نمايش داده مي شود.
  • گزارش "بر اساس اطلاعات روزنامه". در اين شيوه اطلاعات اسناد هر روز جهت همان روز تجميع شده و در يک رديف نمايش داده مي شود.
  • گزارش ارزي. اين گزارش شبيه "گزارش به شرح رديف هاي سند" ميباشد، با اين تفاوت که رديفهاي انعکاس يافته در آن حاوي اطلاعات عمليات ارزي است.
  • گزارش ارزي بر اساس سرفصل حسابداري. اين گزارش شبيه "گزارش بر اساس سرفصل حسابداري" ميباشد، با اين تفاوت که رديفهاي انعکاس يافته در آن حاوي سرجمع عمليات ارزي است.
  • طبقه بندی اطلاعات براساس اطلاعات هر روز یا هر ماه یا هر سند.
  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
دفتر روزنامه
  • گزارش بر اساس سطوح کل، معین و تفصیلی.
  • گزارش دفتر روزنامه جهت دوره زمانی دلخواه.
  • طبقه بندي بر اساس عنوان حساب: اسناد ابتدا بر اساس کد و عنوان حساب مرتب شده سپس بر اساس تاريخ و شماره سند و جمع عملکرد هر دسته از اسناد با کد هاي مشترک نمايش داده مي شود.
  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
تراز آزمایشی
  • گزارش بر اساس سطوح کل، معین و تفصیلی.
  • امکان گزارش گیری تراز آزمایشی جهت دوره زمانی دلخواه.
  • امکان گزارش گیری تراز آزمایشی از یک شماره سند تا شماره سند دیگر.
  • امکان گزارش گیری تراز آزمایشی از سند افتتاحیه تا شماره سند دلخواه.
  • امکان نمایش تراز آزمایشی تمام دوره (4 ستون)، 6 ستون، 8 ستون.
  • نمایش درختی سطوح و مانده حسابها در هر سطح به شکل درختی.
  • طبقه بندی اطلاعات به تفکیک مراکز هزینه و پروژه ها.
  • مقایسه مانده حساب هر سرفصل با بودجه تعیین شده و گزارش انحراف بودجه.
  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
سود و زیان

  گزارش سود و زیان بصورت خودکار برحسب گروه بندی سرفصل ها در سه سطح کل، معین، تفصیلی نمایش داده شود.صورت سود و زيان گزارش دهنده نتيجه فعاليت مالي و درآمد يك مؤسسه در يك دوره زماني است. اين گزارش به شكل زير تهيه مي‌‌شود: پس از كسر گروههاي هزينه از گروههاي درآمد و فروش ، سود يا زيان ويژه بدست خواهد آمد. سود ويژه يا سود خالص در يك دوره مالي برتري ارزش حساب هاي درآمد و فروش بر حسابهاي هزينه خواهد بود. در صورتي كه ارزش حسابهاي هزينه بيش از حسابهاي درآمد و فروش باشد نتيجه زيان ويژه يا خالص مي باشد.

  • گزارش بر اساس سطوح کل، معین و تفصیلی.
  • امکان گزارش گیری جهت دوره زمانی دلخواه.
  • امکان گزارش گیری صورت سود و زیان از یک شماره سند تا شماره سند دیگر.
  • امکان گزارش گیری صورت سود و زیان به تفکیک پروژه ها.
  • نمایش درختی صورت سود و زیان.
  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
تراز نامه

يكي ديگر از صورت هاي مالي تراز نامه است. تراز نامه گزارش وضعيت مالي يك مؤسسه در مقطع زماني خاص مي باشد. وضعيت مالي يك مؤسسه توسط بررسي ميزان داراييها و بدهي ها و سرمايه انجام مي پذيرد. كليه سرفصلهايي كه در گروه هاي دارايي جاري ، دارايي ثابت ‏و ساير دارايي ها هستند جمع زده خواهند شد. در حسابداري صنعتي گروههاي موجودي مواد اوليه ، موجودي كالاي نيمه ساخته و موجودي كالاي ساخته شده و در حسابداري تجاري گروه موجودي كالا به جمع دارايي‌‌ها اضافه خواهند شد. در مقابل كليه گروه هاي بدهي كوتاه مدت و دراز مدت و سرمايه با يكديگر جمع شده و مجموع آنها بايد با جمع گروه هاي دارايي برابري كند.

  • گزارش بر اساس سطوح کل، معین و تفصیلی.
  • امکان گزارش گیری جهت دوره زمانی دلخواه.
  • امکان گزارش گیری صورت ترازنامه به تفکیک پروژه ها.
  • گزارش ترازنامه تطبیقی که مقایسه ترازنامه چند دوره با هم میباشد.
  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
وجوه نقد

گزارش وجوه نقد گردش عملکرد حسابهاي بانک و تنخواه گردان و صندوق را شناسايي نموده و براي يک دوره مالي خاص گزارشي از موجودي اول دوره ، دريافت طي دوره و سپس پرداخت طي همان دوره و در نهايت مانده در آخر دوره را و تجميع اين اطلاعات در ستون و در رديف را نمايش خواهد داد.

  • امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود.
  • انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word.
  • امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite.
  • و...
نسبت‌های مالی
  • امکان اضافه کردن نسبت مالی جدید.
  • امکان تعریف یا تغییر فرمول هر نسبت مالی توسط کاربر.
  • و...
گزارشهای دوره‌ای

اين گزارش، گردش عملکرد هر حساب را در يک دوره مشخص به تفکيک روز يا ماه نمايش مي دهد. در اين گزارش نوسانات گردش حساب براحتي ديده شده و قابل مقايسه با ديگر حسابها مي باشد. اين گزارش ميتواند بر اساس ارزش ريالي يا براي سرفصلهاي کالا مقداري باشد. همچنين سطوح گزارش در سطح کل، معين، تفصيلي قابل استخراج است.

  • گزارش بر اساس سطوح کل، معین و تفصیلی.
  • امکان گزارش گیری جهت دوره زمانی دلخواه. امکان گزارش گیری از یک شماره سند تا شماره سند دیگر. امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس کلیه پارامتر های موجود. انتقال گزارش به نرم افزارهای Office از قبیل Excel و Word. امکان ارسال اطلاعات از طریق اینترنت یا نمایش روی WebSite. و...
بستن حساب‌ها

يكي از حساس ترين عمليات مالي بستن حسابهاي يك دوره و انتقال آنها به دوره بعد مي‌‌باشد. دوره هاي مالي معمولاً يك ساله مي‌‌باشند اما در نرم افزار سامان شما مي‌‌توانيد در هر زمان يك دوره مالي را بسته و دوره جديدي را شروع كنيد. هنگام بستن دوره مالي برنامه سامان به ترتيب زير عمل مي‌‌نمايد:

  1. 1 - حسابهاي موقت و دائم از هم تفكيك مي‌‌گردند.
  2. 2 - حسابهاي سود و زيان و سهام و سرمايه كه قبلاً تعريف شده اند شناسايي مي‌‌گردند.
  3. 3 - يك سند اختتاميه در بانك اطلاعاتي فعلي ايجاد مي‌‌شود به شكلي كه مانده حسابهاي موقت صفر شده و با حسابهاي سود و زيان تراز مي‌‌گردند.
  4. 4 - يك بانك اطلاعاتي جديد ساخته مي‌‌شود.
  5. 5 - عناوين كليه سرفصلهاي بانك قبلي به اين بانك اطلاعاتي منتقل مي‌‌گردد.
  6. 6 - يك سند افتتاحيه كه حاوي مانده حسابهاي دوره قبل است در بانك جديد ثبت مي‌‌شود.

توجه داشته باشيد كه شما مي‌‌توانيد يك دوره مالي را با روشهاي مختلف به دوره يا بانك اطلاعاتي ديگري منتقل كنيد:

الف - بستن دوره مالي بدون ايجاد دوره جديد

ب - بستن دوره مالي و انتقال سرفصلها به دوره بعد

ج - بستن دوره و انتقال سرفصلها و مانده آنها به دوره بعد

د - انتقال سرفصلها بدون مانده آنها به دوره ديگر

ه - انتقال سرفصلها و مانده آنها بدون بستن دوره قبل ( كه در اين صورت مانده حسابهاي موقت نيز منتقل مي‌‌گردد).

نكته: منظور از بستن حسابها در سيستم سامان آن است كه سند سود و زيان صادر شده و مانده حسابهاي موقت صفر مي‌‌گردد. در اين برنامه سند اختتاميه صادر نشده و در نتيجه مانده حسابهاي دائم صفر نمي‌‌گردد.



حسابداری ارزی

saman      نرم افزار سامان امکان تعریف و ثبت اطلاعات 16 ارز مختلف را فراهم میسازد. کاربر هنگام شروع کار با این نرم افزار می بایست واحد ارزی اصلی خود را تعریف نماید که در این صورت مبالغ ارزی دیگر با توجه به نرخ روز، محاسبه و تبدیل گشته و ثبت می گردد.

  • رای هر سرفصل می توان یک واحد ارز از 16 واحد ارز تعریف شده انتخاب نمود و هر ردیف از اطلاعات مالی را می تواند با دو واحد ارز، واحد ارز اصلی و واحد ارز فرعی ثبت کرد. واحد اصلی تابع واحد ارزی است که برای کل دوره مالی انتخاب شده است ولی واحد فرعی میتواند از میان هریک از واحد های ارز انتخاب گردد. تبدیل نرخ برابری هر ارز به کلیه ارز های دیگر در جدول نرخ ارزها نگهداری شده و به تواتر توسط کاربر قابل تغییر و اصلاح میباشد. تبدیل واحد اصلی ارز به واحد های فرعی و یا بلاعکس در فرم های ورود اطلاعات و گزارشگیری بصورت خودکار بر اساس جدول نرخ ارزها صورت می پذیرد.
  • تعدیل نرخ ارز (تسریر ارز):
  • با توجه به استاندارد حسابداری که کلیه عملیات مالی باید با یک واحد ارز ثبت گردند و با در نظر داشتن اینکه ممکن است که مبنای ارزی یک حساب ممکن است واحدی غیر از واحد اصلی باشد، نیاز می گردد که اختلافات ناشی از ارزش برابری ارزها بصورت ادواری برآورد شده و ثبت گردد. این عمل را اصطلاحاً تسریر ارز می نامند. تسریر ارز با توجه به نوسانات دائمی نرخ برابری ارزها بسیار زمان بر و وقت گیر میباشد و عموماً کاربران را دچار اشتباه می کند. نرم افزار سامان عملیات تسریر نرخ ارز را بصورت کاملاً خودکار و با دقت و سرعت انجام می دهد.